Stage Assistant Dispositif Hospitalites Rp - Invitations H/F - 72

L'ACO est le créateur et organisateur des 24 Heures du Mans qui ont lieu depuis 1923 sur le mythique circuit du Mans. Cette épreuve iconique du sport automobile connait aujourd'hui un développement international accéléré grâce au Championnat du Monde d'Endurance de la FIA (FIA WEC) qui permet aux passionnés du monde entier d'assister à des épreuves de type Le Mans lors de huit courses organisées sur quatre continents.

Le circuit du Mans accueille d'autres nombreuses manifestations internationales comme les 24 Heures Motos, le Grand Prix France Moto, Le Mans Classic, les 24 Heures Camions, les 24 Heures Karting, ...

En complément, l'ACO développe d'autres activités liées aux sports mécaniques et à la sécurité routière, et qui contribuent à son rayonnement national et international :

- L'organisation de séminaires et évènements d'entreprises dans un lieu mythique,
- Un complexe international de Karting,
- Le Musée des 24 Heures,
- Les écoles de pilotage,
- La location des pistes,

L'ensemble de ces activités est organisé par des équipes de collaborateurs animés par les valeurs de l'ACO : Ethique, Esprit d'équipe, Excellence, Indépendance, Pérennité et Passion, et qui travaillent chaque jour au coeur même du circuit des 24 Heures.

L'expertise de nos collaborateurs porte notamment sur les métiers suivants : sport mécanique, commercial et marketing, communication, et fonctions transverses.Vous serez amené(e) à :

- Suivre le programme d'invitations VIP ACO sur les 24h Motos et Autos :
- Centralisation interne des listes d'invités ACO pour l'hospitalité invités VIP,
- Gestion des envois, réponses et relances (par email, par téléphone) selon le mode de gestion défini en amont (plateforme digitale d'invitation, emailing global, invitation individuelle),
- Création des supports d'accueils (carton accompagnement billetterie, informations pratiques de l'hospitalité selon les jours, programmes),
- Gestion des envois :
- Titres d'accès via M-billet ou billet physique par voie postale,
- Programme et informations pratiques aux invités,
- Mise sous pli au centre accréditation.
- Aide à l'organisation du programme d'accueil - en lien avec le référent du dispositif :
- Définition du programme de la journée/Weekend,
- Mise en place des activités (visites, navettes, Gridwalk) avec les services internes,
- Réalisation des tableaux de réservations dédiés et suivi du remplissage au fil de l'eau,
- Création de coupons individuels,
- Faire la coordination avec les commerciaux pour mettre en commun les créneaux vendus aux clients et assurer la bonne mise en place le jour J.
- Établir un programme de rendez-vous ou rencontres entre les invités et la direction ACO/LMEM,
- Participer à l'accueil des différentes populations VVIP (invités officiels, partenaires) lors des phases protocolaires des 24h Motos et Autos (conditions d'accueil, hébergement, navettes, supports de communication),
- Apporter son aide sur des tâches ponctuelles liées à l'accompagnement de l'expérience hospitalités.