Assistant de Direction Adjoint Sarthe Autonomie - Conseil Départemental de la Sarthe H/F - 72

Il apporte une assistance permanente au directeur adjoint en termes de gestion, d'organisation (instances, réunions, congés, rdv, logistique), de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Il organise et coordonne les informations internes et externes parfois confidentielles liées au fonctionnement de la direction adjointe.
Il centralise et s'assure des réponses aux sollicitations (par mails, courriers, courriers signalés...) dans les délais fixés par la collectivité ou le cabinet
Il apporte un premier niveau de réponse auprès des partenaires et directions métier.

Il peut prendre en charge le suivi complet ou la coordination de dossiers spécifiques ou thématiques (à fort enjeux stratégiques et politiques pour certains) ou d'évènements particuliers, y compris RH.
Il peut participer à la préparation et au suivi budgétaire et analyser des données.

L'agent peut être amené à être facilitateur des outils collaboratifs (diffuser les usages et outils collaboratifs, accompagner les utilisateurs et remonter les besoins identifiés).

Il est référent auprès des secrétaires de service sur des outils métiers et procédures et en garantit la mise à jour.
Il assure le secrétariat du Conseil Départemental de la Citoyenneté et de l'Autonomie.
Il assure la continuité de service du secrétariat de direction et participe aux permanences téléphoniques des secrétariats de direction.

Les missions sont susceptibles d'évoluer en fonction des politiques publiques afférentes au sujet et des réorganisations.

Accueil téléphonique

Gestion de fournitures de bureau

Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)

Organisation et planification de réunions

Participation à l'évaluation et/ou à la conception des procédures

Recherche d'informations

Rédaction de comptes-rendus

Rédaction de documents administratifs

Traitement informatique des dossiers

Réception, traitement et diffusion d'informations

Suivi du courrier du cadre ou de l'élu

Gestion de plannings

Assistance aux utilisateurs

Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation